ファイルの安全な共有・管理

各フォルダに対してのアクセス可否と、読み取り/書き込みなどのおおざっぱな機能制御しか行うことが出来ません。そのため、重要ファイルの情報漏洩や、誤操作によるファイル削除などの危険と常に隣合わせです。

多くのフォルダに対する権限管理を行わなければいけない中で、画面上からの一括設定が行えません。そのため、実際にはほとんど権限設定が行われず、無防備の状態であることが多いです。

単純なパスワードによる認証制御しか行うことができません。そのため、一度パスワードが漏れた場合、社員の誰もがアクセスでき得る状態となり、数多くの情報漏えいトラブルの原因となっています。

ファイルを開いてみないと中身の確認が行えず、そのファイルを開くという作業に時間がかかります。そのため、複数ファイルの中身を確認する場合、膨大な時間がかかってしまいます。

業務の中では似たような名前のファイルが多数作られますが、バージョン管理ができないため、最新バージョンがどれであるかがわからなくなります。また、誤まって古い内容で上書きを行う危険とも常に隣り合わせです。

複数の人で同じ業務を行うにあたって、ファイルの排他制御が行えません。そのため、気づかないうちに同じファイルを同時に更新し、片方の作業内容が失われるということがあり、共同作業がうまく行えません。

ファイルに対してメタ情報の付加が自由に行えません。そのため、ファイルや更新日時など、一部の情報を利用した検索しか行えず、ファイルが見つからないということが多々発生しています。

色々なキーワードを思い描き、何回も検索を行わなければファイルが見つかりません。そのため、適切なキーワードを思い浮かべられなかった場合、延々と検索を行い続けるほかありません。

類似のファイルを探し出したい場合でも、検索条件を何度も変えて一から検索しなければなりません。そのため、非常に効率が悪く、ノウハウの共有がなかなか行いがたい状況になっています。

詳細な操作ログの取得を行うことができません。そのため、運用管理という点でも、万が一の情報漏えいに対処するという点でも無力です。また、ログを解析して、必要な情報をすぐに把握することもできません。