ファイルの安全な共有・管理

2007年を期に写真のデジタル化に踏み切って以降、写真データは増加する一方。しかし、具体的なデータ管理方法は、協会内のファイルサーバに放り込むことのみでした。そのため、これらの写真データを資産として安全に管理することはもちろん、職員全体が簡単に検索して有効活用が行える仕組みの構築が必要となっていました。

システム選定

写真管理・共有システムの導入を検討に際して複数社より提案をいただいており、その中にB@ZAも含まれていました。カタログベースの機能一覧では、どのシステムも機能上は同様なイメージだったのでとにかく、実際に自分たちで操作をしてみて一番目的にマッチしたものを見つけ出すことになりました。

日々システムへの写真登録を行い、職員全員が常に最新写真を簡単に検索できる状態を維持することが必要となってきますが、当然、通常業務をおろそかにするわけにはいきません。そこで、写真部の運用負担を少なくするために、おおざっぱながら以下の２点を重要視しました。

上記２点を一番高いレベルでクリアし、さらに高い検索精度、高セキュリティを誇るシステムを導入しようと…いくつかシステムを試した後に、B@ZAを試した時の感想をまとめてみました。

写真登録

登録方法は写真をブラウザ上へドラッグ&ドロップするという方法をメインに使用しましたが、同じ方法を採用しているシステムは他にもいくつかありました。しかし、アップロード速度に関してはB@ZAが圧倒的で驚かされました。さらに驚いたのが登録した写真に対して「ファイル名」「登録先のフォルダ名」「登録日時」をはじめとする、多くの項目が検索情報として自動的に付加されていたことです。
他のシステムでは手作業で行う、検索情報の付加という作業を半分以上自動的で済ませてくれていたわけです。

検索情報の手動付加

付箋を実際の写真に貼っていくようなイメージで、検索情報をタグとして各ファイルに付加できるので非常にシンプルでした。その上、検索情報の付加作業の大半はB@ZAが自動的に済ませてくれているので、作業量が減って必然的に検索情報の付加スピードは速くなりました。

検索精度

ここまで検索情報の付加が簡単なので、検索の精度は大丈夫なのか？　と少し不安に思う部分もありました。しかし実際に検索を試してみると、その検索方法の多様さとユーザビリティの高さに驚くばかりでした。複数のキーワードを組み合わせた検索、検索のキーワード候補の自動表示、検索結果に対する関連ファイルの自動表示などの検索補助機能により、ユーザーの想像を超える有効な情報を、検索結果としてB@ZAは提示してくれたのです。

実用面

写真の二次利用の際には、雑誌・書籍に再度掲載するという用途が非常に多いので、印刷用にTIFFデータを保存しておく必要があります。しかし、職員がいったん確認用にダウンロードをする際には、TIFFデータのままでは重すぎて作業効率が落ちてしまいます。その旨をウェイズジャパンに相談したところ、当協会専用オプション「画像変換ダウンロード（写真をダウンロードする際に簡単にTIFFからJPGにデータを変換し、データを軽くする）」をB@ZAに付加することで、即座に対応してもらいました。

以上の結果から、写真部の負担を一番抑えると共に、高い検索精度を維持できるシステムはB@ZA以外にはないと確信し、導入に踏み切りました。また、現場の細かいニーズに即座に対応してくれるウェイズジャパンの姿勢も大きな後押しになりましたね。

現段階では過去３年分のデジタル写真登録と検索情報付加の作業と平行して、全職員約200名への利用を開始させています。B@ZAの操作方法は非常にシンプルですが、念には念を入れ、全職員参加の操作説明会をウェイズジャパンの営業担当者に行ってもらったため、システムに関する質問はほとんどなく、非常に順調な滑り出しです。
デジタル写真の登録作業は近日中に終了する予定で、今後は家の光協会の過去85年分のポジフィルムも随時データ化してB@ZAに登録することで、より充実した写真データベースを作り上げていきたいとおもいます。